メールアドレス流出事案の発生につきまして

2019年3月8日
公立大学法人国際教養大学

メールアドレス流出事案の発生につきまして

　本学が3月14日（木）に実施する一般選抜試験（C日程）において、出願のあった受験者に対して電子メールを送信する際、一部の受験者に同報者のメールアドレスが表示される事案が発生しました。
　このような事態を招いたことを深く反省するとともに、受験者をはじめとする関係者の皆様には多大な御迷惑をおかけしましたことについて、改めて深くお詫び申し上げます。
　本学としては、個人情報の保護に関する職員への指導をより一層徹底し、再発防止に努めてまいります。

事案発生の概要
　3月6日（水）、15時28分頃、上記C日程に出願した326名に対して複数回に分けてメールを一斉送信した際、うち一部の受験者（100名）について、同報者のメールアドレスが表示される形で送信していることに、メールを送信した担当職員が気付きました。
流出した情報
　上記にある一部の受験者（100名）の電子メールアドレスとなります。なお、住所等のその他個人情報は含まれておりません。
事案発生の原因
　通常、複数の宛先にメールを一斉送信する際、受信者の宛先を「BCC」として送信すべきところ、誤って宛先を「TO（メールアドレスが他の送信先にも表示される。）」にて送信しておりました。これは、宛先の形式の確認が不十分であった人為的ミス、チェック体制の不備が原因です。
事案発生後の対応
　同日、17時44分、上記受験者（100名）に対してメール誤送信のお詫びと受信したメールの削除を依頼し、改めて、17時46分に「BCC」としてメールを送信しました。
　また、18時19分、学内職員に対して当該事案の発生を周知するとともに、メール送信時における複数名による確認や同報メール送信ソフト利用の推奨など、再発防止について注意喚起しました。
今後の再発防止策
　メール送信時のチェック機能を改めて確認するとともに、職員に対する個人情報保護教育の更なる強化に取り組み、再発防止に努めることといたします。